メール対応・顧客管理の進め方について

初めまして！
現在講座、オンラインサロンの運営を行っています。
お問い合わせ対応や顧客管理をお願いしたいと考えているのですが、、、
今まですべて自分でやっていたため他の方に事務代行をお願いしたことがなく、具体的なイメージが出来ていません。
具体的にはどんな感じでお仕事を進めるのでしょうか？

先日こんなお問い合わせをいただきました！

正直…人に仕事を頼むって結構ハードルが高いですよね。
どんな準備が必要なのか分からないから一歩が踏み出せないという方も多いと思います。

ということで、メール対応・顧客管理を頼む際の準備について簡単にご紹介したいと思います！

普段Gmailを利用していますが、独自ドメインのメール（info@atashinchi.comみたいなやつ）の場合は、Gmailでメール内容を取り込むことができるので、メールアドレス・PW・SMTPサーバー・POPサーバーの情報を教えていただきます。こちらでメールの送受信ができればOKです。

Gmailを使用する場合は、今はセキュリティがめちゃ厳しくて、普段と違うアクセス場所やデバイス（スマホやパソコンのこと）だとセキュリティチェックが入ってしまって使うことができません。

また、2段階認証をオンにしたアカウントは、普段アクセスがないツールからのアクセスは毎回確認が飛ぶようになったので、簡単にアカウントを共有できなくなってしまいました。。

そのため、おすすめしたいのは「代理人を追加」という機能です。これは自分が使用しているGmailを依頼したい方のGmailのアカウントを代理人に設定して、代わりにメールを送ってもらうという方法です。

やり方は、詳しくはこちらから

但し、送信代行できるのはメールのみとなりますので、「Googleドライブの中の書類を送って！」みたいな場合はGoogleドライブの共有設定が必要になります。

例えば、講座のご案内のメール、入金案内のメールなどなど、大抵の場合テンプレートを作られているかと思いますので、そちらのテンプレートを共有してください。テンプレートを作っていなくても、該当する内容のメール文章をお送りください。

テンプレート内の内容は、アレンジを加えつつ対応していきます
テンプレート内の内容は基本的にその内容に沿ってメールを送ります。追記が必要な場合は、その都度臨機応変に対応しています。

但し、クレームなどイレギュラー対応の場合は、クライアントさんに問い合わせて対応方法を仰ぎます。

LINE公式アカウントの対応をお願いする場合は、
公式アカウントに管理をお願いしたい人の個人LINEのIDを管理人申請をする必要があります。

管理ツールなどを使用されている場合はそちらを使用しますが、既存で使用しているものがなく一から作らないといけない場合は、Googleスプレットシートで一覧表を作成して、そちらで管理していきます。

スプレットシートの良いところは、共有しやすいところ。

入金管理表なども必要ならば顧客管理表と同じシートで作って、共有できるようにしていきます。

通常の連絡のやり取りは、

• チャットワーク
• Facebookメッセンジャー
• メール

が多いです。（但し、チャットワークが推奨です）

LINE公式アカウントでのやり取りも可能ですので、お気軽にご相談いただければと思います。