仕事を早く終わらせるための5つの実践的なコツ
仕事をいろいろ抱えていると、「早く終わらせて次の仕事を進めたい」、または「仕事を早く片付けて時間が余ったらちょっと休んでゆっくりしたい！」と思うのが人間というもの。そうじゃなかったら仕事術の本なんて売れませんよね。
一つの仕事にずっと時間をかけていると新しい仕事ができないし、疲れてくるので、効率が悪くなりがち。
この記事では、仕事を早く、効率的に終わらせるための5つの実践的なコツをお伝えします。
コツ1: タスクを優先順位で分ける
仕事を早く終わらせるための最初のステップは、タスクの優先順位を決めることです。
やらなければいけないことをリスト化し、優先順位を決めましょう。
タスクの緊急度と重要度を基にして、それぞれを「緊急かつ重要」「緊急だが重要でない」「重要だが緊急でない」「重要でも緊急でもない」の4つのカテゴリーに分けます。
- 緊急かつ重要 すぐに行う
- 緊急だが重要でない スケジュールに組み込む
- 重要だが緊急でない 可能なら他の人にお願いする
- 重要でも緊急でもない 後回しまたは削除
この方法は、アイゼンハワーボックスとして知られています。
それぞれのタスクをこの４つに分けで、緊急かつ重要な物から片付けていきましょう。
コツ2: タイムブロッキングで一度に一つのタスクに集中
タイムブロッキングは、一日を特定の活動に割り当てる時間の「ブロック」に分ける手法です。
これは、集中力を上げ、無駄な時間を減らす効果があります。
よくやりがちなのですが、マルチタスクは効率が落ちやすい！
Aの作業をやっている時にBの作業をし始めると頭の切り替えなどが 発生するため、スピードが落ちます！ まずは、一度に一つのタスクに集中して取り組みましょう。
例えば、一日を「朝のメールチェック」「プロジェクトAの作業」「昼休み」「プロジェクトBの作業」「アフターフォローとメールチェック」のように分けることができます。
各ブロックで一つのタスクに集中することで、タスク間で注意を散漫にすることなく、効率的に仕事を進めることができます。
コツ3: ディープワークを導入する
ディープワークとは、一定の時間を設けて、集中力を最大限に高め、創造性や生産性を最大化する状態を指します。簡単にいうと、仕事を一定時間無音状態や無干渉の状態で取り組むことです。
ディープワークを成功させるためには、邪魔が入らない静かな環境を整え、スマートフォンの通知をオフにしたり、メールをチェックしないなど、注意をそらす要素を排除することが重要です。
ディープワークにおすすめのアイテムとしては、AirPods Proなどのノイズキャンセリングイヤフォンを使ったり、人がいない部屋で行うのがよいでしょう。これを行うことにより、タスクを素早くかつ高品質に仕上げることができます。
ポチップ
コツ4: ブレイクタイムを設ける
休憩を入れることは、一見非効率的に思えるかもしれません。
しかし、定期的に休憩を取ることは、疲労を蓄積させずに集中力を保つためには必要不可欠！非常に重要なポイントです。
ポモドーロテクニックは、この考え方を活用した時間管理法です。
どんな方法かというと、25分間の集中作業と5分間の休憩を交互に繰り返すという方法で、これを1セットとして、4セット行った後には長めの休憩を取ります。
- 25分作業
- 5分休憩
- 25分作業
- 5分休憩 🔁
コツ5: 効率的なツールを利用する
IT化されたこの現代においては、仕事を効率化するためのツールやアプリは数多く存在します。
タスク管理アプリ、カレンダーアプリ、クラウドストレージ、プロジェクト管理ツールなどを利用して、作業を整理し、時間を有効に活用しましょう。
最も身近なところを言えば、PCのショートカットキー。copy＆pasteもショートカットキーを使えば時間短縮になります。
ツール例・・・Googleカレンダー、Jooto、タイムツリー、dropboxなどなど。
まとめ
仕事を早く終えるための5つのコツをご紹介しました。
これらの方法は全て実践的で、すぐに試すことができます。仕事の速度を上げることは、時間管理スキルを高めますし、何より多くの自由な時間を手に入れるために必要です。
ぜひ今日からでも試してみてくださいね！
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